Nos quatre conseils pour un déploiement fluide des technologies de gestion de l'information

Décider d'investir dans de nouvelles technologies pour améliorer le flux d'information au sein d'une entreprise est une chose. Réussir à les déployer avec un minimum de perturbations, tout en maintenant les coûts à un niveau bas, en est une autre.

Il est important de bien faire les choses car des mises en œuvre technologiques désastreuses font régulièrement les gros titres, qu'il s'agisse du système de dossiers patients abandonné du NHS, décrit comme « la plus grande défaillance informatique jamais observée »¹ ou du système d'automatisation en entrepôt de Sainsbury, qui a été abandonné plus tard pour un coût de 150 millions de livres sterling² .

Dans notre nouvelle enquête, nous avons interrogé des milliers de décideurs informatiques afin de comprendre l'évolution des processus métiers. Celle-ci a montré que lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies, la compatibilité avec l'architecture existante était désignée comme le premier défi rencontré par les décideurs informatiques.

Ces problèmes peuvent être critiques dans le cadre d'un nouveau projet technologique, à l'heure où de nombreuses entreprises cherchent à devenir plus matures sur le plan numérique. Nous avons même constaté que 10 % des personnes interrogées avaient été contraintes d'abandonner complètement une mise en œuvre au cours des deux dernières années.

Dans cet article, nous allons décrire quatre domaines que les décideurs informatiques doivent prendre en compte lors de la mise en œuvre de nouvelles technologies. La mise en œuvre de ces éléments permet un déploiement plus fluide et plus gratifiant, de sorte que les entreprises puissent commencer à découvrir les avantages de leurs nouveaux systèmes.

Dans le cadre de nos recherches pour le rapport, nous avons interrogé les décideurs informatiques sur les défis auxquels ils ont dû faire face la dernière fois qu'ils ont entrepris une mise en œuvre technologique stratégique. L'intégration à leur parc informatique existant était le problème le plus fréquemment cité par 28 % des sondés.

C'est pourquoi, lorsque les décideurs informatiques envisagent un nouvel investissement, la compatibilité est également apparue comme la considération la plus importante au cours du processus d'achat, au-delà même des capacités de la technologie elle-même.

Cependant, compte tenu du temps, des coûts et des défis associés au déploiement de solutions entièrement nouvelles, nous vous conseillons d'aborder les achats de manière stratégique, en donnant priorité aux technologies évolutives qui vous permettent d'ajouter de nouvelles capacités à mesure que l'entreprise évolue sans nouvelles implémentations majeures.

Nous avons demandé aux décideurs informatiques le niveau d'assistance dont ils disposaient lors de leur dernière mise en œuvre technologique majeure. 61 % ont déclaré avoir fait appel dans une certaine mesure à un fournisseur tiers.

Il est intéressant de constater que toutes les entreprises n'adoptent pas la même approche lorsqu'elles recherchent une assistance extérieure. 34% recherchent un niveau d'assistance de base qui leur donne la confiance nécessaire pour gérer la tâche eux-mêmes. 35% recherchent un partenariat collaboratif dans lequel la responsabilité du projet est partagée. Enfin, 30 % des décideurs informatiques préfèrent travailler avec un partenaire qui assumera l'entière responsabilité du projet du début à la fin.

Cela dépend en fait des besoins et des capacités de l'entreprise. Les grandes entreprises comptant plus de 5000 collaborateurs sont plus susceptibles de choisir une collaboration complète, ce qui n'est pas surprenant compte tenu de la complexité de la mise en œuvre de nouvelles technologies dans les entreprises de cette taille.

Le principal point à retenir est qu'il n'existe pas de stratégie unique : chaque entreprise doit prendre en compte ses propres forces et faiblesses avant de faire appel à un soutien externe.

Le choix qui vous convient dépend des priorités de votre entreprise.

Par exemple, il est ressorti de notre enquête que les entreprises qui ont géré leur dernière mise en œuvre technologique majeure en interne ont signalé le moins de problèmes et de retards de compatibilité. Ainsi, si la rapidité est votre priorité absolue, c'est peut-être la meilleure option. Cependant, cela s'accompagne d'une assistance moins poussée, car un cinquième des sondés a estimé qu'il y avait un manque de communication avec les fournisseurs et un sur sept a jugé que le service après-vente n'était pas suffisant.

Les décideurs informatiques ayant opté pour une collaboration complète avec un tiers avaient plus de chances de ne pas signaler de difficultés (21 %). Le choix de cette voie a également permis d'améliorer le service après-vente et la communication et surtout, seuls 5% des sondés ont dû abandonner le projet, soit près de la moitié pour les mises en œuvre en interne. L'un des inconvénients que notre enquête a mis en évidence est une légère augmentation du taux de problèmes de fonctionnalité.

Ce qui est clair, c'est qu'essayer d'adopter une approche mixte du support, soit avec un tiers responsable au départ puis en effectuant le déploiement en interne, soit l'inverse, peut poser un problème. Plus de 90 % des décideurs informatiques ayant adopté cette voie ont signalé des difficultés, et bien plus encore ont été contraints d'abandonner le projet. Cette approche a également conduit à des taux plus élevés de problèmes tels que l'inadaptation de la technologie à l'usage prévu ou la faible adoption de nouveaux systèmes par les collaborateurs.

Ce qui sera évident pour les décideurs informatiques qui ont fait face à ces défis, c'est que tous les partenaires ne sont pas égaux.

Choisir le partenaire adapté à une mise en œuvre technologique majeure n'est pas une décision facile. Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte.

Un bon partenaire peut travailler avec les décideurs informatiques et différents secteurs d'activité pour atténuer certains risques de compatibilité et de délais associés aux projets volumineux et complexes. Mais l'inverse est également vrai. Comme nous l'avons vu, les problèmes de compatibilité et les retards peuvent être exacerbés par une collaboration complète.

Qu'est-ce que cela nous apprend ? Il est essentiel que les décideurs informatiques travaillent avec un partenaire possédant une expertise approfondie en matière d'intégration de solutions et une connaissance spécialisée des technologies que les décideurs informatiques cherchent à adopter. Les partenaires potentiels doivent être en mesure de réunir soigneusement différentes solutions, en les orchestrant pour qu'elles fonctionnent de concert.

Une mise en œuvre réussie nécessite également une compréhension approfondie des processus métier, en particulier de la façon dont les documents et les informations sont traités au sein d'une entreprise, afin d'éliminer toute friction.

En fin de compte, le meilleur partenaire doit inspirer confiance de sorte que les décideurs informatiques puissent s'engager pleinement dans un avenir automatisé, en bénéficiant d'une sécurité et d'une conformité améliorées, d'une productivité accrue et d'une expérience client exceptionnelle.

Il n'existe pas de correctifs instantanés pour simplifier la mise en œuvre de nouvelles technologies. Par nature, il s'agit d'un processus difficile, avec des problèmes de compatibilité qui créent des préoccupations constantes.

Mais les entreprises qui sont déjà plus matures sur le plan numérique, avec une culture d'entreprise qui englobe les nouvelles technologies et les nouvelles idées, sont mieux placées pour réussir. Et si les décideurs informatiques planifient l'avenir, font appel au soutien dont ils ont besoin et trouvent un partenaire capable de leur apporter le soutien adéquat, ils auront les meilleures chances de réussir leur déploiement et d'en tirer des bénéfices dans l'ensemble de leur entreprise pour les années à venir.

Chez Canon, nous avons plus de 30 ans d'expérience dans l'ingénierie des processus d'entreprise, ainsi que dans la mise en œuvre et l'orchestration de solutions. Nous avons déjà pris en charge plus de 2 700 clients dans toute l'Europe en améliorant leur gestion de l'information. Nous sommes spécialisés dans l'hyperautomatisation des flux de production et de la gestion des documents numériques. Ainsi, où que vous en soyez dans votre parcours de gestion de l'information, nous sommes prêts à vous aider à franchir un palier.

Téléchargez notre rapport dès maintenant pour en savoir plus sur les pièges courants auxquels les entreprises sont confrontées lors des déploiements technologiques et sur la façon dont les entreprises exploitent les technologies telles que l'automatisation pour améliorer la gestion de l'information.